1. Definisi
Proses bisnis penerimaan barang oleh unit kerja dari UPT Logistik ITB.
2. Tujuan
Mengirimkan barang ke unit kerja sesuai dengan barang yang diajukan oleh unit kerja dan tercantum dalam Rencana Jalur Pengadaan dan atau Berita Acara Rapat Penjelasan.
3. Pelaksana
Penanggung jawab proses bisnis ini adalah Manajer Bidang Pengawasan dan Distribusi. Bagian Lain yang terkait dalam bisnis proses ini adalah Unit Kerja, Monev, Bagian Distribusi, dan Bagian Gudang.
No. | Personil | Tanggung Jawab |
1 | Unit Kerja | Mengajukan Rencana Implementasi unit kerja Memeriksa barang yang dikirim oleh UPT Logistik Menandatangani bukti serah terima barang. |
2 | Monev | Melakukan verifikasi FRA dan membuat draft Surat Perintah Pengiriman Barang (PPB) |
3 | Manajer Bidang Pengawasan dan Distribusi | Melakukan verifikasi dan menandatangani Surat Perintah Pengiriman Barang |
4 | Bagian Gudang | Mengeluarkan barang dari gudang dan menyerahkannya kepada bagian distribusi |
5 | Bagian Distribusi | Mengirimkan barang ke unit kerja Menandatangani bukti serah terima |
4. Kebijakan
4.1 Waktu Pelaksanaan
Proses bisnis ini dilaksanakan segera setelah adanya permintaan pengiriman barang dari unit kerja dalam bentuk FRA.
4.2 Input/Output
Input : FRA dari unit Kerja
Output : Bukti Serah terima Barang
4.3 Standar Waktu Pelaksanaan
Proses Bisnis ini dilaksanakan tidak lebih dari 5 hari kerja terhitung setelah diterimanya FRA dari unit kerja atau tersedianya barang di gudang.
5. Prosedur
STANDAR DISTRIBUSI BARANG
UPT LOGISTIK INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG
Dalam proses distribusi barang, dapat diklasifikasikan menjadi 2 (dua) kategori jenis barang yang akan didistribusikan, yakni :
- Barang dengan status melalui penyimpanan di gudang sebelum didistribusikan ke unit.
- Barang dengan status tidak melalui penyimpanan di gudang sebelum didistribusikan ke unit. Status barang seperti ini sangat tidak memungkinkan untuk disimpan di gudang, mengingat jenis barang tersebut sangat rentan rusak apabila tidak disimpan ditempat yang sesuai dengan kondisinya dan / atau menyangkut jenis barang berat dan klasifikasi barang lain yang memerlukan perlakuan khusus.
PROSES DISTRIBUSI BARANG
a. Prosedur Umum
- Bagian Distribusi dalam melaksanakan proses distribusi barang ke unit hanya berpedoman pada PPB (Perintah Pengiriman Barang) yang dikeluarkan oleh Pejabat yang berwenang.
- Unit hanya menerima barang yang dikirim oleh staf Distribusi UPT Logistik, atau dalam kondisi khusus, unit dapat menerima barang yang dikirim oleh penyedia barang yang didampingi oleh staf Distribusi UPT Logistik. Jika barang dikirim langsung penyedia barang, maka unit harus menolak barang tersebut.
- Yang dijadikan acuan oleh unit kerja dalam proses penerimaan barang dari UPT Logistik adalah Dokumen Jalur Pengadaan dan / atau Berita Acara Rapat Penjelasan (Aanwijziing).
b. Proses Distribusi Barang Dengan Status Melalui Penyimpanan di Gudang
- Bagian Distribusi melakukan proses pengiriman barang dengan membawa Bukti Serah Terima Barang.
- Barang disampaikan kepada perwakilan dari unit yang ditunjuk oleh Pimpinan Unit. Sebelum dilaksanakan proses penerimaan barang oleh unit, bagian Distribusi harus meminta perwakilan unit untuk memeriksa seluruh barang. Apabila barang yang dikirim oleh bagian Distribusi kepada unit menyertakan garansi atau jaminan masa purna jual, maka bagian Distribusi harus memberitahukan kepada unit perihal adanya garansi atau jaminan masa purna jual, disertai informasi masa berlaku dan proses klaim atas garansi atau jaminan masa purna jual barang dimaksud.
- Setelah diperiksa oleh perwakilan unit, apabila barang dinyatakan telah sesuai dengan spesifikasi barang yang dibutuhkan oleh unit, selanjutnya dilakukan proses serah terima barang dari bagian Distribusi kepada unit, ditandai dengan penandatanganan bukti serah terima barang. Selanjutnya 1 (satu) rangkap bukti serah terima barang, diserahkan kepada perwakilan unit.
- Apabila setelah diperiksa oleh perwakilan unit, ternyata barang tidak sesuai dengan spesifikasi barang yang dibutuhkan oleh unit, maka unit dapat mengajukan penolakan barang. Penolakan barang oleh unit kerja dapat disebabkan oleh faktor : barang tidak sesuai kuantitas (jumlah), barang tidak sesuai spesifikasi dan barang tidak berfungsi.
- Apabila barang yang ditolak unit telah diganti oleh penyedia barang, selanjutnya barang pengganti didistribusikan ke unit sesuai SOP Pengiriman Barang ke Unit.
c. Proses Distribusi Barang Dengan Status Barang Tidak Melalui Penyimpanan di Gudang
1. Apabila bagian Gudang telah menerima barang dari penyedia barang sesuai prosedur yang berlaku, selanjutnya bagian Gudang berkoordinasi dengan bagian Distribusi perihal penitipan barang-barang tersebut ke masing-masing unit yang bertindak selaku pengguna dari barang-barang dimaksud.
2. Bagian Distribusi meminta perwakilan unit untuk memeriksa spesifikasi Barang. Apabila barang menyertakan garansi atau jaminan masa purna jual, maka bagian Distribusi harus memberitahukan kepada unit perihal adanya garansi atau jaminan masa purna jual, disertai informasi masa berlaku dan proses klaim atas garansi atau jaminan masa purna jual barang dimaksud.
3. Setelah diperiksa oleh perwakilan unit, apabila barang dinyatakan telah sesuai dengan spesifikasi barang yang dibutuhkan oleh unit, selanjutnya dilakukan proses serah terima barang dari bagian Gudang kepada unit, ditandai dengan penandatanganan bukti serah terima barang. Selanjutnya 1 (satu) rangkap daftar pengiriman barang ke unit.
4. Apabila setelah diperiksa oleh perwakilan unit, ternyata barang tidak sesuai dengan spesifikasi barang yang dibutuhkan oleh unit, maka unit dapat mengajukan penolakan barang. Penolakan barang oleh unit kerja dapat disebabkan oleh faktor : barang tidak sesuai kuantitas (jumlah), barang tidak sesuai spesifikasi dan barang tidak berfungsi.
5. Apabila barang yang ditolak unit telah diganti oleh penyedia barang, selanjutnya barang pengganti harus didistribusikan ke unit sesuai SOP Pengiriman Barang ke Unit.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar